Le bulletin de paie numérique, également appelé bulletin de paie électronique, connaît un succès grandissant auprès des salariés des entreprises. Les bénéfices apportés par la version numérique de la fiche de paie papier aux salariés comme aux employeurs sont nombreux. Les bénéfices sont réels si la législation est respectée.

Accord des salariés

Les entreprises ont pour objectif de réduire et simplifier les processus ressources humaines et d’utiliser autant de nouvelles technologies que possible.

Le code du travail a désormais intégré le bulletin de paie dématérialisé. Pour être mise en œuvre, le bulletin de paie numérique doit être accepté par les salariés. La loi travail emmené par la Ministre Myriam El Khomri prévoit de faire évoluer cette contrainte.

Avant la loi travail, le salarié doit donner son accord individuellement et par écrit à l’employeur pour autoriser l’employeur à mettre en œuvre le bulletin de paie dématérialisé. Les nouveaux contrats de travail peuvent faire mention de cet accord dans un des clauses.

Fiabilité, intégrité des données

Une fiche de paie est un document singulier dans l’entreprise puisqu’il le document de la relation entre un employeur et un salarié. Ce statut nécessite une gestion particulière de la vie de ce document et une fiabilité sans faille. Ainsi, la législation donne à l’employeur la responsabilité sur l’intégrité des données numériques. Il doit par ailleurs s’assurer de la fiabilité de l’infrastructure technique correspondant. A titre d’exemple, de joindre une fiche de paie en attaché d’un email n’apporte pas les garanties nécessaires.

Chaque salarié doit se voir proposer par son employeur un espace personnel numérique. Cet espace doit être nominatif, bien entendu sécurisé et personnel. L’espace personnel doit être associé à un outil de gestion électronique de document (GED) destiné notamment à obtenir l’accord du salarié et à conserver la fiche de paie électronique.

C’est la raison pour laquelle l’employeur se doit de proposer aux salariés les mêmes garanties qu’un tiers de confiance, à savoir un système de signature électronique avec le bulletin de paie électronique.

Ces dernières années, différentes solutions sont arrivées sur le marché qui apportent une valeur probante aux documents dans la durée. Ces solutions permettent aux salariés de garde leurs documents sur une longue période.

Réduire les coûts

Les économies consécutives à la mise en place de la dématérialisation des bulletins de paie sont variables selon les entreprises, selon leur activité, leurs effectifs, leur culture d’entreprise.

Les études montrent que les coûts d’une gestion documentaire est réduite de 50%, ce qui ramène un coût par bulletin inférieur à 50 centimes d’euros avec un archivage à vie. Un bulletin de paie en version papier revient à un coût moyen de 1,5 à 3€ par bulletin avec la mise sous pli et l’affranchissement.

Grâce aux solutions en mode SaaS, les investissements en infrastructure informatique ne sont plus nécessaires pour mettre en place le bulletin de paie électronique. De même aucun coût ne doit être pris en charge par le salarié ne doit engager aucun frais pour accéder au service.

Le retour d’expérience après quelques années d’utilisation, une proportion importante des salariés s’est approprié le bulletin de paie dématérialisé avec l’accès aux document RH numérisés. Les documents RH sont par exemple les notes de frais, les demandes de congés, les formulaires pour la participation, l’intéressement, etc.

A noter que l’accord du salarié pour les autres documents RH n’est pas nécessaire.

Image pour le service RH

De proposer la mise en place de bulletin de paie électronique permet à une direction générale ou un département RH de valoriser son image auprès de l’ensemble des salariés. Il montre un certain sens de la responsabilité sociale de la part de l’employeur.

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