Définition

Le terme de gestion de La paie désigne toute ce qui a trait à l’organisation des rémunérations des salariés et de calculs correspondant, à savoir les charges salariales, les charges patronales concernant ces rémunérations.

Selon la taille des entreprises, le nombre de salariés, son secteur d’activité ou en encore leur culture d’entreprise, la gestion des payes peut être confiée soit à un service des ressources humaines (DRH ou SRH), soit à un service comptabilité. Un service paie peut alors être constitué d’une ou plusieurs personnes dont un ou plusieurs gestionnaires de paie.

Pour l’administration des salariés d’une entreprise, la gestion de la paie est un sujet primordial. Il constitue l’interface, le lien entre l’employeur et le salarié, quelle que soit sa position hiérarchique, son métier et son ancienneté.

La fiche de paie (on parle aussi de bulletin de paie ou de bulletin de paye) matérialise cette relation entre l’employeur et le salarié. Le bulletin de paie est un document obligatoire et périodique qui répond à un certain nombre de règles.

Un salaire est versé par l’employeur au salarié en contrepartie d’un travail, d’une prestation. Ce salaire représente un coût pour l’entreprise qui doit être comptabilisé dans les règles. Le service de gestion de paie est également chargé du suivi et du calcul des taxes patronales et des taxes salariales sur les salaires.

 Externalisation de la paie

Les règles qui régissent la gestion de la paie évoluent constamment. Entre les modifications périodiques des taux et des bases de cotisations, les évolutions réglementaires, les évolutions conventionnelles (les conventions collectives), les réformes entreprises par l’Etat, les nouvelles aides parfois valables une durée limitée, les sujets importants à suivre au quotidien sont nombreux. Le métier de gestionnaire de paie, gestionnaire de paye, nécessite une mise à jour permanente des connaissances.

Externaliser la gestion de la paie permet notamment de contourner ces fortes contraintes. L’externalisation de la paie correspond au transfert des tâches de gestion de la paie vers un prestataire de paie externe de façon à s’affranchir de toutes les contraintes et responsabilités relatives à la paye.

 La paye

Le niveau de rémunération tient compte de plusieurs éléments parmi lesquels : l’ampleur et la quantité de tâches du poste, les conditions de travail, l’environnement contractuel avec les conventions collectives, les accords entreprise, etc., le salaire minimum, le niveau de performance de l’entreprise, les performances du salarié, les conditions spécifiques au contrat de travail (contrat de travail à temps partiel ou à temps plein).

 Le bulletin de paie

Le bulletin de paie est un document très réglementé. L’employeur a l’obligation de le remettre aux salariés de façon périodique, au mois, à la quinzaine, etc. Il n’existe aucune condition de forme pour la fiche de paie à partir du moment les mentions exigées par le code du travail sont clairement indiquées. La règle générale est que soit indiquée sur le bulletin de paie qui est le destinataire de la rémunération et comment le montant de cette rémunération a été calculé.

 Les salaires

La rémunération mentionnée sur le contrat de travail est le salaire de base. Ce salaire de base peut être calculé selon plusieurs méthodes, par exemple un pourcentage sur la rentabilité. En France, le salaire mensuel est de loin la plus courante. Le gestionnaire de paie calcule ce salaire mensuel sur un base mensuelle de 151,67 heures de travail effectif, c’est-à-dire un temps plein de 35 heures par semaine.

Le salaire de base correspond à la partie fixe d’une rémunération. La rémunération globale est constituée d’une part du salaire de base, d’autre part de la rémunération variable avec les avantages divers, les primes, etc.

Les prélèvements sociaux sont calculés à partir de la rémunération brute totale.

 Les heures supplémentaires

La rémunération d’un salarié est calculée à partir des éventuelles heures supplémentaires qu’il a réalisées

 Contentieux

Les sujets de contentieux en matière de gestion de la paie sont nombreux. Pour les éviter, la fonction de gestionnaire de paie a été créée. Le rôle d’un gestionnaire de paie est notamment de tenir compte des articles du Code du travail et du Code civil.

Un contentieux peut avoir diverses origines : des origines techniques avec l’absence d’information, des origines législatives avec l’intégration ou non de réductions ou déductions fiscales.

Le métier de gestionnaire de paie est plus large que le traitement des bulletins de paie. Il concerne en effet tous les événements de la vie d’un contrat de travail, de l’embauche d’un salarié avec l’affiliation aux organismes sociaux, aux caisses de retraite, aux organismes de mutuelles, etc. Il concerne également les modifications d’un contrat de travail avec par exemple la rupture du contrat de travail et le solde de tout compte correspondant : certificats de travail, attestation pôle emploi, etc.

Aussi, des erreurs commises en gestion de la paie impactent directement les salariés, les managers, l’entreprise mais aussi l’état au travers des organismes sociaux. Ces erreurs amènent les entreprises à faire courir des risques juridiques et financiers. De même les salariés peuvent se voir privés de tout ou partie de leurs droits sociaux, de certaines formations ou même de droits à la retraite.

Des études ont récemment montré que plus de 60% des bulletins de paie comportaient des erreurs.

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