Selon les secteurs d’activité, les tailles de société et la culture d’entreprise, le rôle et les tâches du gestionnaire de paie varient.

Pour généraliser, le gestionnaire de paie est chargé de prendre en charge les tâches techniques et administratives concernant le personnel de l’entreprise. Il va par exemple assumer la préparation des paies, des bulletins de salaires (ou fiche de paie), des congés payés ou bien encore des déclarations sociales.

Un gestionnaire de paie est par essence le spécialiste de la fiche de paie au sein de son entreprise.

Dans un premier temps, afin d’établir les fiches de paie, il collecte, il analyse et il traite toutes les informations et les éléments concernant chacun des salariés de l’entreprise. Pour assumer ce rôle il est amené à communiquer avec tous les services ou département, voire, selon la taille de la société, avec tous les salariés.

Le gestionnaire de paie se doit ainsi de maîtriser toute la préparation de la paye, la prise en compte en comptabilité des éléments comptable de paie (on parle d’OD de paie, i.e. « Opérations Diverse » de paye) puis l’établissement des fiches de paie. Il doit maîtriser l’utilisation (parfois le paramétrage) de son logiciel de paie.

Parmi les leaders des logiciels de paie, SAGE (dont le logiciel est SAGE i7 ou SAGE Paie&RH ou bien encore SAGE Suite RH) compte de fortes parts de marché français, quels que soient les secteurs d’activité et les régions.

En dehors des tâches de paie pures, un gestionnaire de paie d’entreprise peut, le cas échéant, rédiger puis diffuser une fiche de poste ou bien encore rédiger un contrat de travail ou des avenants à des contrats de travail. Il peut également éventuellement contribuer aux tâches d’administration du personnel, avec par exemple la gestion des absences (les arrêts maladie, les congés maternité, les congés paternité, etc.) ou encore des congés payés.

Les rôles et tâches d’un gestionnaire de paie dépend avant tout du contexte et du type d’entreprise qui l’emploie. Il peut par exemple prendre en charge la préparation et la gestion des déclarations sociales (constituées des cotisations patronales et des cotisations salariales, des Urssaf, des relations et des déclarations auprès des caisses de retraite, des organismes de mutuelles, etc.). Il doit donc se tenir à jour des méthodes de calcul des charges sociales. Il peut aussi contrôler la mise en œuvre des règles sociales, la prise en compte de la ou des conventions collectives de son entreprise. Il doit suivre le droit social, notamment la législation sur la durée du travail, sur les rémunérations, sur les congés payés, …

Pendant la dernière phase des tâches de paie mensuelles, il peut être chargé de tenir et de mettre à jour des tableaux de bord destinés à la direction de son entreprise pour aider à la gestion et au suivi des salaires (historique et/ou synthèse de salaires brut ou net, de la masse salariale, des congés, des RTT, des indemnités, des primes, etc.)

Il est chargé du relationnel avec les salariés en cas de demande d’explications sur les bulletins de salaire.

Un gestionnaire de paie peut être chargé d’assurer un support (par téléphone ou par mail) auprès des employés et des responsables qui auraient des questions juridiques.

Il est aussi chargé des relations avec les organismes sociaux.

En résumé, le métier de gestionnaire de paie ne se résume pas à la simple manipulation de chiffres.

La paie est une activité cyclique. A chaque fin de mois, le travail de paie correspond à un surcroît d’activité pour la préparation et l’établissement des paies.

Ce métier nécessite une formation permanente en droit social.

Les qualités essentielles pour un être ou devenir un bon gestionnaire de paie sont la rigueur (on manipule beaucoup de chiffres), le sens de l’organisation (on gère de nombreux sujets en parallèle) et la discrétion (les salaires font parties des données parmi les plus confidentielles dans une entreprise). Un gestionnaire doit enfin être curieux et prendre plaisir à se former en permanence.

Pour faire la différence parmi plusieurs candidat gestionnaires de paie, les candidats avec une première expérience en cabinet comptable ou en société spécialisée feront la différence.

En terme d’évolution de carrière, la fonction de gestionnaire de paie peut évoluer vers des postes de responsable paie ou responsable ressources humaines.

Pour toute demande sur nos services d’externalisation de la paie, de conseil social, de conseil RH, n’hésitez pas à nous contacter : contact@atlantique-rh.com

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