L’utilisation d’un véhicule de service par un salarié est très encadrée. Seuls des déplacements professionnels et les trajets entre le domicile du salarié et son lieu de travail peuvent justifier l’utilisation d’un véhicule de service.
Si l’employeur a autorisé une utilisation plus large du véhicule, il ne pourra plus, par la suite, sanctionner son salarié pour une utilisation plus large.
La mise à disposition auprès d’un salarié d’un véhicule pour son activité professionnelle peut être présentée sous deux formes différentes : soit sous forme d’un véhicule de service, soit sous forme d’un véhicule de fonction.
Dans le cas du véhicule de service, le salarié n’est autorisé à utiliser le véhicule que dans des déplacements professionnels et des déplacements dans le cadre de trajets entre son domicile et son lieu de travail. Ainsi, le salarié n’a pas le véhicule à sa disposition en permanence. Dans ce cas, l’employeur est dispensé de charges sociales sur les fiches de paie.
Dans le cas du véhicule du véhicule de fonction, le salarié est autorisé à utiliser le véhicule dans le cadre de ses déplacements professionnels comme dans le cadre de ses déplacements à titre privé, c’est-à-dire en dehors de ses horaires habituels de travail, pendant les week-ends ou bien encore pendant ses congés payés.
Dans ce cas, le véhicule de fonction est déclaré dans les bulletins de paie comme avantage en nature. Sur le bulletin de paye, les charges sociales sont donc calculées.
Au cas où le véhicule est un véhicule utilitaire, la qualification en tant qu’avantage en nature n’est pas retenue par les URSSAF à partir du moment où l’employeur peut produire un document qui précise que le véhicule n’est utilisé que dans un cadre professionnel.
Les entreprises autorisent parfois une utilisation plus large du véhicule de service alors que son utilisation est limitée. Une récente décision de la Cour de Cassation, montre qu’il est difficile par la suite de faire marche arrière.
L’affaire concernait un électricien titulaire de mandats syndicaux utilisateur d’un véhicule de service pour ces mandats. Son employeur l’a sanctionné en reprochant à son salarié d’utiliser son véhicule de service dans un cadre non conforme aux règles de l’entreprise. Le salarié a saisi la Justice en contestant la sanction sur la base de discrimination syndicale.
Pour les juges, l’employeur avait bien connaissance depuis longtemps de l’utilisation du véhicule de service par le salarié dans le cadre de son mandat de représentation syndicale, et ce, sans sanction. Ils ont alors estimé la sanction comme étant injustifiée.